Acquisti in partita doppia: guida completa con teoria ed esempi
- Antonio Lo Surdo
- 16 lug
- Tempo di lettura: 9 min
In questo articolo vediamo come si registrano gli acquisti in partita doppia. Dopo la costituzione, le prime operazioni che un'azienda effettua riguardano proprio gli acquisti: di merci, di materie prime, di servizi. Capire come registrarle correttamente è fondamentale perché è uno degli argomenti che compare più spesso negli esami di ragioneria.
L'argomento non riguarda solo il semplice acquisto di merce, ma comprende casi più articolati: cosa succede quando si paga un acconto prima della fattura, come si tratta un reso su acquisti e come cambia la procedura quando si acquista dall'estero con cambio valuta.
In questa guida partiamo dalla struttura base della fattura d'acquisto, vediamo i diversi tipi di acquisto e i relativi regolamenti, e alla fine trovi gli errori più comuni e uno schema per prepararti all'esame.
Indice:
Quando si registra un acquisto
La prima regola fondamentale è questa: la registrazione di un acquisto in partita doppia avviene quando si riceve la fattura.
Non quando si stipula il contratto. Non quando si riceve la merce. Non quando si paga. Solo quando arriva la fattura.
Questo principio vale per tutti i tipi di acquisto: merci, materie prime, servizi. E vale simmetricamente anche per le vendite: la registrazione di una vendita avviene quando si emette la fattura, non quando si spedisce la merce né quando si incassa il pagamento.
Tenere a mente questa regola evita uno degli errori più frequenti negli esercizi: registrare l'operazione alla data sbagliata.
La struttura della fattura di acquisto
Ogni volta che ricevi una fattura di acquisto, ci sono tre elementi da individuare prima di fare qualsiasi registrazione:
Imponibile
È il costo netto della merce o del servizio acquistato. Negli esercizi lo riconosci perché il testo dice "tot euro più IVA": quel "tot" è l'imponibile.
IVA
Si calcola sull'imponibile (di solito al 22%). Nel caso degli acquisti, l'IVA è sempre un'IVA a nostro credito, perché tu la paghi al fornitore ma poi la recuperi compensandola con l'IVA a debito sulle vendite.
Debito verso il fornitore
È la somma di imponibile e IVA. Rappresenta quanto devi pagare complessivamente al fornitore.
Schema logico della registrazione:
DARE AVERE
Merci c/acquisti: imponibile (VEN) Debiti v/fornitori: imponibile + IVA (VFP)
IVA ns. credito: IVA calcolata (VFA)
Regolamento degli acquisti
La ricezione della fattura e il pagamento, come già accennato, sono due registrazioni separate. Quando l'azienda paga il fornitore, chiude il debito aperto in precedenza.
I modi più comuni per pagare sono:
Bonifico bancario (Banca c/c)
Il debito si chiude in dare, l'uscita di banca va in avere.
Assegno bancario
Funziona come il bonifico: la voce è comunque Banca c/c in avere.
Assegno circolare
In questo caso non si usa Banca c/c ma Assegni: la banca addebita il conto nel momento in cui l'assegno circolare viene emesso, non quando viene consegnato.
Cambiali passive
Le cambiali rappresentano un debito. Quando si emettono cambiali per pagare, si chiude il debito verso i fornitori (dare) e si apre un nuovo debito: Cambiali passive (avere).
Esempio di acquisto con pagamento misto
In data 30/06 si riceve la fattura relativa all'acquisto di merci per 1.500 euro + IVA al 22%. In data 02/07 si effettua il pagamento 1/3 a mezzo banca e 2/3 con cambiali.
Calcoli:
Imponibile: 1.500 euro
IVA (22%): 1.500 * 22% = 330 euro
Debito verso fornitore: 1.500 + 330 = 1.830 euro
Banca c/c : 1830 * 1/3 = 610 euro
Cambiali passive: 1830 * 2/3 = 1.220 euro
Registrazione acquisto
Registrazione del pagamento
Acquisto con acconto: i tre momenti
Quando l'azienda paga un acconto prima di ricevere la fattura definitiva, la registrazione si articola in tre momenti distinti.
Dati:
10/06: si invia un assegno bancario di 24.400 euro al fornitore come anticipo su una fornitura di 50.000 euro + IVA 22%.
12/06: si riceve la fattura dell'acconto.
28/06: si ricevono le merci e tre giorni dopo la fattura d'acquisto definitiva. Pagamento: 30% immediato a mezzo banca, residuo a 30 giorni.
Primo momento – 10/06: pagamento dell'anticipo
Quando paghi l'anticipo non vedi ancora la distinzione tra imponibile e IVA. Stai semplicemente pagando tramite la banca e creando un credito verso il fornitore.
Secondo momento – 12/06: ricezione della fattura dell'acconto
Ora formalizzi l'acconto e separi imponibile e IVA tramite lo scorporo.
Per trovare l'imponibile:
24.400 / 1,22 = 20.000 €
L'IVA è la differenza:
24.400-20.000 = 4.400 €
Terzo momento – 01/07: ricezione della fattura d'acquisto definitiva
Il costo totale della merce è 50.000 euro. Ma hai già versato un acconto di 20.000 euro (imponibile). Quindi l'IVA si calcola solo sul residuo: 30.000 × 22% = 6.600. Il debito verso il fornitore è 36.600.
Pagamento immediato (30% di 36.600 = 10.980 €)
Pagamento residuo a 30 giorni (70% di 36.600 = 25.620 €)
Acquisto di servizi
L'azienda non acquista solo merci, ma anche servizi: trasporti, assicurazioni, vigilanza, consulenze. La logica della registrazione è identica a quella dell'acquisto di merci: cambia solo la voce del costo.
Se si trattasse di spese di trasporto, la prima voce sarebbe "Spese di trasporto". Se si trattasse di premi assicurativi, sarebbe "Premi assicurativi". La struttura rimane sempre la stessa: costo in dare, IVA in dare, debito in avere.
Alcuni dei servizi di cui le aziende hanno bisogno sono quelli professionali quali quello del commercialista, del consulente finanziario, del notaio ecc., e quando arriva durante l'anno una parcella di qualsiasi professionista, la logica è la stessa della parcella del notaio vista in fase di costituzione.
Cambia solo la voce del costo: non più "Costi di impianto" ma "Consulenze professionali". Questo avviene in quanto il costo sostenuto è da riferirsi strettamente all'anno in cui sorge e quest'ultimo andrà in conto economico come tutti gli altri costi.
Resi su acquisti
Può accadere che l'azienda, dopo aver ricevuto la merce e la rispettiva fattura di acquisto, restituisca al fornitore parte della merce acquistata perché difettosa o non conforme. In questo caso si parla di reso su acquisti.
L'operazione è simmetrica rispetto all'acquisto: si "annullano" parzialmente gli effetti della fattura originaria andando così a rettificare i valori registrati i precedenza. Quando il fornitore emette la nota di credito, cioè il documento che attesta il rimborso di una parte del costo sostenuto, si registra:
DARE:
Debiti verso fornitori (VF+): importo della nota di credito (imponibile + IVA)
AVERE:
Resi su acquisti (VE+): imponibile del reso
IVA ns. credito (VF-): IVA del reso
Acquisti dall'estero (extra UE)
Quando si acquista da un fornitore estero extra UE, la procedura cambia rispetto all'acquisto nazionale perché entrano in gioco tre documenti distinti:
la fattura del fornitore estero (in valuta estera, senza IVA);
la bolla doganale con i diritti doganali (dazi);
la fattura dello spedizioniere, che anticipa le spese di trasporto, i dazi e il rimborso dell'IVA pagata in dogana.
Le differenze principali rispetto all'acquisto nazionale:
La fattura estera è in valuta estera
L'importo va convertito in euro al tasso di cambio del giorno. Se al momento del pagamento il cambio è diverso, emerge una perdita su cambi (costo, VEN) o un utile su cambi (ricavo, VEP).
Non c'è IVA nella fattura del fornitore estero
L'IVA viene assolta in dogana tramite lo spedizioniere.
Ci sono i dazi doganali
I diritti doganali sono un costo per l'azienda e vanno registrati come variazione economica negativa.
La fattura dello spedizioniere riunisce tutto
Lo spedizioniere anticipa le spese per conto dell'azienda (trasporto, dazi, IVA in dogana) e poi te le riaddebita. La fattura dello spedizioniere comprende quindi:
trasporto (costo, VE-)
IVA sul trasporto (IVA ns. credito, VF+)
dazi doganali (costo, VE-)
rimborso IVA anticipata in dogana (credito da restituire, VF-)
La logica rimane: tutto ciò che è un costo va in dare, tutto ciò che è un debito o una restituzione va in avere.
Errori tipici sugli acquisti
Registrare alla data sbagliata
L'errore più comune è registrare l'acquisto alla data del contratto, dell'arrivo della merce o del pagamento. La registrazione avviene alla data della fattura. Sempre.
Usare l'IVA a debito invece dell'IVA a credito
Negli acquisti, l'IVA è sempre IVA ns. credito. L'IVA a debito si usa solo nelle vendite. Confonderle è un errore che fa saltare la quadratura dare/avere.
Sbagliare i tre momenti dell'acconto
Molti studenti saltano la registrazione della fattura dell'acconto (secondo momento) e passano direttamente alla fattura definitiva. È un errore grave perché si lascia aperto il conto "Crediti per acconti" invece di trasformarlo in "Acconti a fornitori".
Calcolare l'IVA sull'intero importo nella fattura definitiva dopo un acconto
Nella fattura definitiva, l'IVA si calcola solo sulla parte residua (non già anticipata), non sull'intero importo della merce. Calcolarla sull'intero importo inziale anziché sul residuo gonfia artificialmente sia il credito IVA che il debito verso il fornitore.
Applicare la ritenuta sul lordo invece che sull'onorario
Nella parcella del professionista, la ritenuta del 20% si calcola solo sull'onorario, non sul totale comprensivo di cassa di previdenza, IVA e spese documentate.
Confondere costi di impianto e consulenze professionali
La parcella del notaio in fase di costituzione è un costo di impianto. La stessa parcella arrivata durante l'anno normale è una consulenza professionale. La struttura del calcolo è identica, ma la voce di costo cambia e la destinazione e a conto economico e non a stato patrimoniale.
Dimenticare la perdita su cambi negli acquisti dall'estero
Se tra la fattura estera e il pagamento, il cambio si muove, emerge una differenza. Ignorarla significa non quadrare il dare con l'avere.
Come usare questa guida per preparare l’esame
Per affrontare gli acquisti all'esame senza andare in confusione, il consiglio è di studiare ogni caso separatamente e solo dopo collegarli insieme.
Impara prima la struttura base
Parti dall'acquisto semplice senza acconto e senza complicazioni. Assicurati di saper costruire la registrazione a memoria: costo in dare, IVA ns. credito in dare, debito verso fornitore in avere. Questo schema è il cuore di tutto il capitolo.
Aggiungi il regolamento
Una volta che l'acquisto ti è chiaro, esercitati sul pagamento. Prova i tre casi:
pagamento in banca,
pagamento con assegno circolare,
pagamento con cambiali.
Per ogni caso, ricorda che stai semplicemente chiudendo il debito verso il fornitore aperto nella registrazione precedente.
Studia i tre momenti dell'acconto con uno schema fisso
L'acconto ha una logica precisa e sempre uguale:
primo momento: uscita dalla banca, apro il credito per acconti;
secondo momento: ricevo la fattura dell'acconto, scorporo IVA e apro "Acconti a fornitori";
terzo momento: ricevo la fattura definitiva, registro il costo totale, chiudo "Acconti a fornitori", calcolo IVA solo sul residuo.
Scrivi questo schema su un foglio e rifai l'esempio numerico di questa guida da zero, senza guardare la soluzione.
Esercitati sulla parcella
La parcella è un esercizio meccanico: costruisci la tabella con onorario, cassa di previdenza, IVA, spese documentate, lordo, ritenuta, netto. Se hai lo schema in testa, la registrazione viene da sola.
Collega questo capitolo a quello sulle vendite
Acquisti e vendite funzionano con la stessa logica, ma specchiata: l'IVA cambia segno, il debito diventa un credito, il fornitore diventa un cliente. Se capisci bene gli acquisti, le vendite le imparerai in metà del tempo.
Fai almeno un esercizio completo "dall'inizio alla fine"
Prima dell'esame, prova a svolgere un esercizio che comprenda: acquisto con acconto, fattura definitiva con pagamento misto (banca + cambiali), e reso. Se riesci a farlo senza guardare gli appunti e con dare = avere in ogni registrazione, sei pronto.
Domande frequenti
Domanda: Quando si registra un acquisto in partita doppia?
Risposta: Quando si riceve la fattura, indipendentemente da quando si è stipulato il contratto, ricevuta la merce o effettuato il pagamento.
Domanda: Che cos'è l'imponibile?
Risposta: È il costo netto della merce o del servizio acquistato, prima dell'applicazione dell'IVA. Negli acquisti coincide con il costo che l'azienda sostiene.
Domanda: Perché l'IVA sugli acquisti è un credito?
Risposta: Perché l'azienda la paga al fornitore, ma poi la recupera compensandola con l'IVA a debito che incassa nelle vendite. Il saldo finale determina se l'azienda deve versare IVA all'erario o vantare un rimborso.
Domanda: Cosa sono le cambiali passive?
Risposta: Sono titoli di credito che l'azienda emette per pagare un debito verso un fornitore. Rappresentano un nuovo debito, quindi stanno in avere come variazione finanziaria passiva.
Domanda: Che differenza c'è tra costi di impianto e consulenze professionali?
Risposta: I costi di impianto sono le spese sostenute per costituire l'azienda (es. parcella del notaio all'atto fondativo) e vanno nelle immobilizzazioni immateriali. Le consulenze professionali sono invece costi d'esercizio sostenuti durante la normale attività aziendale e vanno a conto economico.
Domanda: Cos'è lo scorporo dell'IVA?
Risposta: È l'operazione con cui si ricava l'imponibile da un totale già comprensivo di IVA. Si divide il totale per 1,22 (se l'aliquota è 22%) e si ottiene l'imponibile. La differenza è l'IVA.
Domanda: Come funziona il reso su acquisti?
Risposta: Quando si restituisce merce al fornitore, si riceve una nota di credito. Si chiude parzialmente il debito verso il fornitore (dare), si riduce l'IVA a credito (avere) e si registra il "Resi su acquisti" come voce positiva di ricavo (avere).
Guarda il video
Nel video dedicato alla prima parte sugli acquisti in partita doppia trovi:
La spiegazione degli acquisti aziendali;
Un esercizio base sull'acquisto di merci;
La destinazione dei conti della scrittura di acquisto negli schemi di bilancio.
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